Non sempre tenuta nella giusta considerazione, una corretta progettazione del layout è fondamentale per garantire processi efficaci ed efficienti. Tecnicamente, la progettazione del layout si definisce come la disposizione nello spazio dell’insieme delle risorse trasformate o trasformanti all’interno di un processo. Che si tratti di un ufficio, di un ospedale o un sito industriale, la disposizione di persone, attrezzature e materiali si ripercuote notevolmente nei processi dell’organizzazione.

“La necessità di riprogettare il layout di un’azienda è molto più frequente di quanto si pensi: l’ampliamento del sito industriale, il riposizionamento di alcune lavorazioni all’interno della fabbrica o l’apertura di un nuovo plant offrono l’occasione per rivedere il flusso del processo, migliorandone le prestazioni, attraverso risultati concreti e quantificabili.” spiega Marcello Gurian, Value Delivery manager di auxiell, azienda di consulenza con sede a Padova che migliora le performance delle organizzazioni in cui opera, analizzando, progettando, realizzando e misurando processi efficaci ed efficienti, in grado di concretizzare i business model.

In ottica tradizionale, la progettazione del layout si basa su alcuni concetti comuni: la saturazione degli spazi e degli impianti; la concentrazione di macchine per competenza («se ho un centro di lavoro che fa lavorazioni di fresatura mi verrebbe istintivo posizionarlo vicino ad altre macchine simili, creando il “reparto” di fresatura» esemplifica Gurian); la condivisione degli impianti di servizio («l’impianto che viene utilizzato da più risorse verrà posizionato in un punto comodo per tutti»). Tutto questo ci può sembrare sensato e logico, ma in realtà siamo condizionati da un bias cognitivo che ci porta a creare un layout non ottimale. Un bias cognitivo è uno schema ricorrente che il nostro cervello utilizza principalmente per prendere decisioni più velocemente o per semplificare situazioni complesse, a volte però provoca una distorsione della valutazione. È proprio qui che entrano in campo gli esperti.

«Questo modello di progettazione crea un layout per reparti, che dal punto di vista del processo si rivela sfavorevole – prosegue il manager -. Prendiamo ad esempio un ospedale, prima troviamo l’accettazione, poi la radiografia, poi ci muoviamo per fare l’ecografia e infine dobbiamo raggiungere gli studi medici per la visita finale. Percorriamo una certa distanza per essere trasformati, e questo succede perché il layout non è stato progettato in ottica di processo. Il cambio di prospettiva arriva con il lean system».

Il migliore layout possibile è quello che favorisce il flusso del processo e che di conseguenza minimizza movimenti, trasporti e stoccaggi; per realizzarlo il lean system fa seguire 5 steps.

Il primo step si chiama group technology e permette di identificare i diversi gruppi di risorse trasformate in base alle fasi che attraversano all’interno dell’organizzazione. «Per esempio, se stiamo progettando il layout di un centro commerciale, identificheremo i clienti che vanno nei negozi di vestiti, le famiglie che fanno la spesa con i figli al supermercato e i clienti serali che vanno al ristorante e poi al cinema. Il passo successivo è definire la sequenza di fasi che ogni gruppo attraversa. «È la value stream mapping – puntualizza il manager – che indica la sequenza di fasi che viene attraversata da ciascuna tipologia di risorse andando anche a individuare gli sprechi presenti nel processo attuale».

A questo punto si passa a definire il layout macro, ossia a decidere come devono essere disposti i centri di creazione del valore per ridurre gli spostamenti delle risorse. «Per farlo è necessario valutare alcuni fattori – spiega Gurian-. Innanzitutto, va valutata l’intensità di scambio di risorse tra un centro e l’altro. Se c’è un alto interscambio, cercherò di posizionarli o eventualmente duplicarli in modo da ridurre al minimo i trasporti; in secondo luogo, vanno valutati i vincoli fisici della struttura, come ad esempio le uscite di emergenze o norme di sicurezza specifiche».

La quarta fase è il layout micro con il quale si va a definire la disposizione delle risorse all’interno di uno specifico centro. «Tornando all’esempio del centro commerciale – continua il consulente di auxiell – in questa fase mi occuperò di decide dove mettere la merce all’interno di uno specifico negozio e le scelte dipenderanno da come ho progettato il flusso di clienti all’interno del punto vendita».

Infine, l’ultimo step riguarda il layout di postazione: si abbandona la vista dall’alto e si passa a quella frontale con scelte specifiche di esatto posizionamento nello spazio. «In questa fase si vanno a definire I dettagli, come per esempio quale merce mettere in uno specifico scaffale del negozio o quali utensili mettere a disposizione e dove posizionarli per facilitare il prelievo e il riposizionamento. Qui si fanno scelte che tengono in considerazione anche i criteri di ergonomia dei movimenti».